Veelgestelde vragen

Voor meer grip op je volledige verkoopproces kan je kiezen voor het extended abonnement. Hierbij zit het beheer van het volledige bestelproces na verkoop.

Ja, als administrator kunt u:

• Nieuwe rollen definiëren
• Specifieke rechten aan deze rollen toewijzen
• Bestaande rollen aanpassen of uitbreiden

Dit biedt maximale flexibiliteit voor uw organisatiestructuur.

Het systeem kent drie standaardrollen:

1. Billing Manager: Financieel beheer
2. Administrator: Systeembeheer en gebruikersrechten
3. Order Manager: Orderbeheer en -verwerking

Een overzicht van je producten en persoonlijke bedrijfsgegevens. Meer details lees je op onze documentatiepagina  

Bij technische problemen kun je op de volgende manieren contact opnemen met onze supportafdeling:

• WhatsApp: Gebruik de WhatsApp-knop op onze website om direct een bericht te sturen.
• E-mail: Stuur je vraag of probleem naar support@hummingbyrd.
• Instant Help: Klik op de Instant Help-knop rechtsonder op de website, selecteer 'Ask' en vul het formulier in met je gegevens.
• Telefonisch: Bel ons op +31 (0) 475 635652 voor directe ondersteuning. 

Hummingbyrd is een centraal productinformatiebeheersysteem (PIM) dat verschillende belangrijke voordelen biedt:

Het biedt een gestructureerd productbeheersysteem met intuïtieve functies om je assortiment gemakkelijk te beheren. Je kunt snel producten toevoegen, filteren, bewerken en importeren. Het systeem ondersteunt meerdere leveranciers per product en vereenvoudigt bundelbeheer. De duidelijke interface en importmogelijkheden maken het efficiënt om je productgegevens up-to-date te houden.

Hummingbyrd biedt tevens een centrale, gestructureerde omgeving om al je klanten, partners en leveranciers op intuïtieve wijze aan te maken en te beheren. Je kunt e-mailsjablonen per relatie personaliseren, terwijl niet-aangepaste relaties de standaardberichten ontvangen.

Op de detailpagina van elke relatie kun je bijbehorende documenten of (voor leveranciers) de producten bekijken en beheren, bewerken of importeren. 

Hummingbyrd werkt samen met de digitale brievenbus die je in vrijwel elk boekhoudprogramma kunt instellen, zowel voor inkoop- als verkoopfacturen. Door het platform de facturen automatisch naar jouw brievenbus(sen) te laten sturen is inboeken een koud kunstje.

Een directe koppeling kan op dit moment alleen (op aanvraag) met de ExactOnline software maar we werken hard aan meer koppelingen. In overleg kunnen we samen altijd kijken om jouw specifeke wensen m.b.t. koppelen eerder of apart uit te voeren.

In Nederland geldt een bewaarplicht van je administratie voor de duur van 7 jaar.

Dit geldt zowel voor inkoop- als verkoopfacturen. Facturen m.b.t. onroerend goed moet je zelfs 10 jaar bewaren.

Het bewaren gebeurt in eerste instantie in de vorm waarin je ze krijgt of verstuurd (per post of digitaal) maar het is ook toegestaan om papieren facturen of bonnen in te scannen en digitaal te bewaren. Hierbij zijn twee zaken erg belangrijk. Er moet sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel en de echtheidskenmerken moeten ook worden opgeslagen.

Alle facturen die gemaakt worden m.b.v. Hummingbyrd voldoen standaard aan de wettelijke vereisten voor facturen en worden (beveiligd) opgeslagen in je eigen administratie binnen Hummingbyrd.

Op korte termijn wordt het ook mogelijk om alle papieren facturen en bonnen te scannen en uploaden of mailen naar je Hummingbyrd administratie zodat je alles op 1 centrale plek kunt bewaren.

De volgende gegevens moet je in ieder geval verplicht vermelden op een factuur.

• je naam, adres en btw-identificatienummer
• aantal geleverde goederen/diensten
• naam en adres van je afnemer
• omschrijving van goederen/diensten
• je KVK-nummer
• factuurbedrag exclusief btw
• factuurnummer (uniek volgnummer)
• berekende btw-tarief
• factuurdatum
• btw-bedrag
• datum/tijdvak van levering
• factuurbedrag inclusief btw

Eigenschappen zijn als de specifieke kenmerken van een product, zoals de kleur, grootte, materiaal en andere details die helpen bij het begrijpen van wat het product is. Bijvoorbeeld, voor een T-shirt kunnen de eigenschappen de kleur, maat, materiaal en stijl zijn.

Labels helpen gebruikers bij het maken van beslissingen. Deze labels kunnen aanduiden of een product nieuw is toegevoegd, in de aanbieding is of een bestseller is.  Ze zijn bedoeld om de aandacht van de klant te trekken en hen te helpen bij het vinden van producten die aan hun behoeften voldoen of die interessant voor hen kunnen zijn.

Een label kan verschillende kenmerken of statussen van producten aanduiden, waardoor ze opvallen voor gebruikers. Met de Productlabels-module kun je de gebruikerservaring van je e-commerceplatform verbeteren door belangrijke informatie over producten op een visueel aantrekkelijke en gemakkelijk herkenbare manier te presenteren.

Een voorraadartikel is simpelweg een product dat een bedrijf op voorraad heeft om te verkopen. Deze items kunnen van alles zijn, van tastbare producten zoals kleding en elektronica tot digitale producten zoals softwarelicenties. Ze worden nauwkeurig bijgehouden in de inventaris van het bedrijf, inclusief details zoals minimale hoeveelheid, partij en kostprijs, om ervoor te zorgen dat het bedrijf altijd weet wat er beschikbaar is om te verkopen. Het effectief beheren van deze voorraadartikelen is cruciaal voor een soepele en efficiënte bedrijfsvoering.

Een verkoopmarge is het verschil tussen de verkoopprijs van een product en de kostprijs ervan, uitgedrukt als een percentage van de verkoopprijs. Het wordt vaak gebruikt als een maatstaf voor de winstgevendheid van een product of een bedrijf.

UOM staat voor “Unit of Measure” (eenheid van maat). Het verwijst naar de standaard eenheid die wordt gebruikt om de hoeveelheid van een product te meten, bijvoorbeeld liter, kilogram, stuk, meter.

Hummingbyrd biedt de mogelijkheid om producten op inactief te zetten, waardoor ze niet zichtbaar zijn bij het opmaken van documenten zoals offertes en facturen. Dit is handig voor bedrijven die een uitgebreide productenlijst van een leverancier importeren, maar alleen de producten willen tonen die ze zelf verkopen, om zo het overzicht te behouden. Door deze functie kunnen gebruikers efficiënter werken en een betere gebruikerservaring bieden aan henzelf en hun klanten.

Klik op het Plus-icoon: Navigeer naar de rechterbovenhoek van het scherm en klik op het plus-icoon (+).
Selecteer 'Product Toevoegen': Uit het dropdown-menu dat verschijnt, kies je voor de optie 'Product toevoegen'.
Vul Alle Velden In: Een nieuw scherm verschijnt waarin je de productinformatie kunt invoeren. Zorg ervoor dat je alle vereiste velden invult, zoals:

Artikelcode/SKU
Naam
UOM
Type
Categorie
Verkoopprijs

Opslaan: Nadat je alle benodigde informatie hebt ingevuld, klik je op de knop 'Opslaan' om het nieuwe product aan het systeem toe te voegen.

Een EAN-code (European Article Number) is een unieke streepjescode die wordt gebruikt om producten te identificeren. Het is een universele code die wereldwijd wordt gebruikt voor het identificeren van items in de detailhandel, zoals producten in supermarkten, warenhuizen, en online winkels. Een standaard EAN-code bestaat uit 13 cijfers. De EAN-code wordt vaak gebruikt voor het bijhouden van inventaris, het beheren van voorraden en het vereenvoudigen van het afrekenproces aan de kassa.

Een SKU (Stock Keeping Unit) code is een unieke identificatiecode die wordt gebruikt door bedrijven om specifieke producten in hun inventaris te identificeren en bij te houden. In tegenstelling tot EAN-codes, die universeel zijn en worden gebruikt om producten over de hele wereld te identificeren, is een SKU vaak intern en wordt het gebruikt voor het beheer van voorraad binnen een specifiek bedrijf of winkel.

Een actief product in Hummingbyrd is een product dat momenteel beschikbaar is voor verkoop of distributie.   Een voorraadartikel in Hummingbyrd is een product dat fysiek op voorraad is.

• JPEG/JPG
• PNG
• GIF
• WebP
• TIFF

 • TIFF 

Het verlaagde btw-tarief van 9% in Nederland wordt toegepast op verschillende goederen en diensten. Hier zijn de belangrijkste punten:

1. Toepassingsgebieden:

• Levensmiddelen en non-alcoholische dranken
• Landbouwproducten
• Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen
• Personen- en openbaar vervoer
• Verblijf in hotels, campings en vakantiehuizen
• Culturele diensten (musea, theater, bioscoop)
• Sportvoorzieningen
• Kappersdiensten
• Reparatie van fietsen en schoenen
  
  
  

Het verlaagde tarief is bedoeld om bepaalde basisbehoeften en culturele/maatschappelijke diensten betaalbaarder te maken voor consumenten. Let wel dat de precieze toepassing van het 9%-tarief soms complex kan zijn en er uitzonderingen kunnen bestaan. Voor specifiek advies over btw-tarieven is het altijd verstandig om een belastingadviseur of de Belastingdienst te raadplegen.

Absoluut!

Hummingbyrd geeft je de mogelijkheid om vanuit een geaccepteerde offerte deelfacturen te maken.

Je hebt hierbij de keuze uit deelfacturen met een vast bedrag of een percentage van het totaal openstaande bedrag van de offerte.

In het overzicht van de offerte (na acceptatie wordt deze omgezet naar een opdracht) kun je zien welk percentage gefactureerd is en welk percentage nog gefactureerd moet worden.

Ja, dat kan. 

Alle facturen die je aanmaakt in Hummingbyrd worden eerst opgeslagen voordat je zelf (meteen of later) bepaalt dat ze verzonden moeten worden. Je kunt dus eerst alle facturen die je moet maken klaarzetten om ze te verzenden wanneer jij dat wil.